人とプロセス

今日は９月２９日火です。

今日の一言「人とプロセス」

あるお客様がわが社にて業務改善のためのプロセス分析と問題抽出を依頼され、ネットでその業務を行いました。狙いは、会社の戦略的方向性と実際の実務をすり合わせることにあります。そこで、今日の一言は業務改善の実務ネタでいきます。

次のような症状が職場で発生していたら、そろそろ業務改善が必要な時期かもしれません。(^^)/ 　　

長年同じ方法でやってきており、誰も疑問に思わない
仕事が人と一体化している。だれかが休んだり、やめると大変なことがおきる
問題がおきると、”何が問題か？”よりは、”だれの責任か？”に直結する
責任感の強い人ほど、がっばっていることが報われず被害者意識が強くなる
会社の方針と現場の実務は別だ、という認識がある
現場では、ドタバタが多い。手戻りや失敗も多い。

こんな症状がでていると、経営者さんも、「さぁ、変えよう」というになりますが、そこでは、いくつか、陥りやすいパターンがあるようです。

業務改善で陥りやすいこと
組織や人事を変えたら、仕事がスムーズにながれたり効率化したりするはずと思い込む

何かがうまくいかないとき、それは組織構造に問題があると考え、組織構造を変えたり、人を入れ替えることがあります。でも、実際には、仕事の“プロセス”自体を変えることは稀でひどい場合には、人が仕事を担いで部門移動するために余計に混乱することが多いようです。

結果、組織をかえたけど“何も変わらないなぁ。。。” ということが起きることがあるようです。　　

上位方針があり、それに基づいて仕事をするようにと指示をすれば、その通りになるはず（べき）と思い込む

経営者やマネージャ層は、全社的な視点と影響力をもっています。しかし、実務を担う現場の人は、そのような視野や影響力を持つことは難しい。

しかしながら、上位方針は往々にして全社的なことが多い。すると上位方針に基づくためには自分の仕事のみならず、自分の前や後ろの仕事も改善したり、変えないといけないことが多いのですが、その手段を与えていないので結果何も“起きません”。経営者は“うちの社員は、バ○ばっかり。。。”と、お嘆きになることが多いようです。　

新しい改善された業務プロセスを計画し、実行するように指示をしたら、その通りに実行されるはず（べき）と思いこむ

業務プロセス自体を変えることにより、改善ができるはずということ自体に間違いはありませんが、その紙に書いた業務プロセスフロー図は、勝ってに動くわけではありません。感情に影響される、たくさんの頭脳のネットワークにより構成される、人と組織が動かすわけです。

すると、“なぜ変えるのか？”という問題認識がない人にとっては、変えることは苦痛そのものです。めんどくさいことです。また、“どう変えるのか”ということについて、自分の意見や考えがまったく考慮されていないと、これまた、人は意欲を失うものです。結果、せっかく改善案をだしたのにち、”うちの社員は、全然やる気がない”、ということにつながることがあるようです。それでは、どのようにしたら業務改善がうまくいくのでしょうか。

ポイントは、“プロセス”を改善するだけでなく、“人”　と　“プロセス”　の関係を改善することにあるようです。