今日は１１月9日月曜日です。

今日の一言【ハンコ】

いきなりですが、質問です、会社で使っているいろんな書類、たとえば、申請書とか計画書とか、あると思いますが、通常、ハンコや名前を記入する欄が、上か下かにありますね。その欄に、どんな表題がありますか？

例えば、

• 「作成」とか「起票」
• 「確認」とか「照査」
• 「承認」とか「決済」

書かれていることが多いようですね。

それでは、次の質問です。これら、作成・確認・承認　といったハンコの意味はなんでしょうか。

• 作成は、なんとなくわかりますね。
• 確認とか照査は、いったい何を確認しているのでしょうか。
• 承認とか決済とは、そもそも、どういう意味でしょうか。

よく考えてみると、分かっているようで、なにかはっきりしないような感じもありますね。

どうやら、この、「作成・確認・承認」といったハンコは、組織での地位、すなわち、

【エラい】順番を表現していることが多いようです。一番下が、とにかく書き込んで、わたした書いたというハンコを押す。次にエラい人が、どれどれと見て、チェックし、

でも、もっと自分よりエラい人がいるので、“わたしは、見ましたよ”というところにハンコを押す。そして、一番エラい人が、何が書いてあるかよくわからなくても、“俺が責任者”という感じでハンコを最後に押しているのかもしれませんね。

この“エラさ”によるハンコの仕組みにはいくつか問題があるようです。例えば、たくさんの人がハンコを押した書類により何か問題がおきると、一番エラいひとは、次の人に、“なぜ、しっかりと照査しなかったのか？”と、言えてしまうようです。

また、そんな問題を改善しようとし、業務手順や承認ループを見直すときには、だれが、どの順番でハンコを押すのかが“エラさ”と直結し、微妙に気になるようです。結果として、以前よりハンコを押す人が増えてしまう傾向にあるようですね。

社内でまわしている書類に押されているたくさんのハンコ、それらハンコには、

　　◯　どんな意味があるのか、

　　◯　仕事にどんな価値を与えているのか

そんなことを、さらりと振り返ることも、スッキリとした職場づくりには大切かもしれませんね。

仕事の原点は、頼みごと・頼まれごと。そして、そこから得意分野がでてきて、結果として分業が発生します。職場は、そんな分業を上手に連携させていく場。そのためには、誰が“エラいか”ではなく、“決める人、実行する人、協力する人、連絡をうける人”

に分類し、それぞれの手順における役割を明らかにしていくことが良いようですね。

今日も一日、仕事におけるそれぞれの役割を、地位ではなく“役割”として明確にし、職場における分業の連携をもう一歩スッキリさせる一日としましょう。