今日は、3月22日月曜日です。

今日の一言【文書の作り方、使い方】

お知り合いの O さんから伺ったことが、今日のネタです。 O さんが以前にお勤めの会社では、ある法則があったとのこと。 その法則とは何かというと　

“口頭での連絡がうまくいかないと、書面が作られる”

とのこと。

すなわち、 ある部門から、次の部門へ、連絡事項、伝達事項などが ある場合 、そして、それが従来は口頭で伝達していたが、ある日その伝達がうまくいかず 意思の疎通がうまくいかなかったという時には“口頭でうまく伝達ができなかった原因は何か”を深く考える前に“じゃ、今度からは書面で残そう” という動きが、反射的に、法則のように動いていたとのこと。　　

そして、なぜ“書面で残そう”、となるのかといとそれは、確実に伝えたいということよりは伝達する側が書面にすることにより“僕は、伝えたからね”というアリバイをつくることが主な目的 とのこと。結果、職場は、書類でいつもワンサカ状態なんとなくわかる気がしますね。

本来であれば、例えば “伝達されている側”が、しっかりとメモをとりながら聞いていれば、口頭伝達でも十分な場面は、たくさんあるはずですが、 Oさんの職場では、

“伝達がうまくいくこと”よりは“自分は伝達したぞ”という責任遂行の証明の方に

重きがいってしまったようです。

すると、伝達とは、双方向なので、 お互いが、それぞれの立場で“私はあなたに伝えたからな、あとは知らんが…”を主張するための書類が、ワンサカ飛び交う結果に

成っていた、とのこと。

わが職場で行き交っている様々な書類、記録、様式、書面 これらが、いったいどういう目的で作成され、利用されようとしているのかそんなことも何気に振り返ることも、良いことかもしれませんね。

【今日の目標】

似たような現象が、記録様式に現れることも あるようです。 例えば、部門を通化するたびに、追加記入あるいは、ハンコが追加押印されるような様式です。 例えば、ある課題や、問題について、各部門がコメントしたり、対策案を記入したり、あるいはその

対策案レビューしたり、承認したり、というような場面 使う様式です。

「稟議書」なんかでも、はんこを、追加しながらおしていくスタイルも あるかもしれません。で、問題は何かというとその様式には、記入欄があるのですが、いったい何を記入すればよいか、よくわからない空欄がある という場合です。 とにかく、部門として何か記入して、ハンコを押せ そして、次にまわせということを、無言の圧力として主張する様式がをたまにみかけないこともない。

本来であれば、様式ですから、どの欄に何を記入するのかは、 様式作成時に概ね想定され、記入する側もわかっているはずですが、そうではなくいきなり“照査”とかいう欄があり、でっかい空欄の記入欄があり、 ハンコをおす場所がある 。そんな様式がいざ、自分の処にまわってくると、それに何か書いたら書いたで、あとでどうなるか、結構、ドキドキするかもしれませんね。

本来、文書、記録、様式、書面は、人の思考の痕跡を残す ものかもしれません

　　ー　何をどのように考えたのか

　　ー　何をどうしたいのか、したのか、するのか

そして、その痕跡を文字として残すことを通じて

　　ー　知識、知恵を共有化する

　　ー　考えや行動を定めていく

といったことにより、組織としての動きを整える効果があるずです。

しかし、そんな文書、記録、様式、書面も“責任のありか”を求めたりするための道具になりかねない。しかし、それでは、組織としての動きが整うことはなく、ただ、文書、記録、様式、書面が増殖し、職場が煩雑になるだけなのかもしれませんね。

今日も一日、わが職場、わが社において作成される様々な 文書、記録、様式、書面、それぞれの作成される意図、目的をお互いにさらっと振り返り、そこに“責任のありか”という言葉がちらついていないかをお互いに確認しつつ文書の本来の目的である、“知恵、知識の共有化”を通じた組織としての動きを整えるための文書の作り方、使い方を何気に話し合う一日としましょう。